主催者の方を全面的にサポートし、学術集会・イベントを成功へと導きます。

Flow お申し込みから開催までの流れ

企画から開催当日まで、ご要望に合わせた運営サポートを致します(※学術集会を開催する場合の一例)Support

事前準備

~2年前

主催者様
● 大会長拝命
  • ・実行委員会選出・チーム編成
  • ・学会運営の決定権を持つコアメンバーの選出
  • ・会場選定作業開始

開催会場選定のため、まずは概算で会場費項目を算出します。
〔必要なもの〕過去大会の決算書、趣意書、資料等

  • ・会場視察 → 会場決定
  • ・収支予算検討

参加費収入目標、協賛費収入目標、支出総額の概算、
新企画、プロジェクトの予定、テーマ策案

  • ・収支予算案のご確認
えんコンベンションサービス
● 実行委員会の開催スケジュール案ご提案 ⇒ 工程表作成
  • ・ご発注
  • ・収支予算表策案
  • ・開催会場のリストアップ
  • ・会場の事前調査
  • ・会場視察同行

収支予算案に基づき、収入部門と支出部門費用を算出、
現実的な実行ラインまで落とし込みます。

弊社担当業務のお見積りご提出

  • ・収支予算案のご提案

運営サポート業務委託契約書
締結

実施運営

1年半~1年前

主催者様
  • ・銀行口座開設
  • ・大会長印作成
  • ・会員や関係機関のリストアップ
  • ・企業への協賛活動開始
  • ・直前学会の視察
  • ・会場視察(実行委員)

前学会の参加後に行うことで具体的なイメージをつかむことができます。

  • ・会場レイアウト、進行表作成

メイン会場/サブ会場/ライブ会場の使用予定、
参加者導線の確認、企業ブースのレイアウト作成

  • ・参加者/発表者/招聘演者の接遇対応確認
  • ・費用はかかりますが、前学会への視察見学は非常に重要です。
えんコンベンションサービス
● 代行可能
  • ・公式ホームページ開設

(テーマ・日程・会場・参加費の案内)

  • ・実行委員会と打ち合わせをしながらデザインから納品まで一括して担当します
  • ・会員や医療機関への告知
  • ・プログラム表(日程表)作成
  • ・印刷物制作

学会ロゴ・バナー、ポスター、封筒

  • ・趣意書作成

その他文書作成/フォーマット作成

  • ・会場設備の確認、調達

プロジェクター等の映写機器のスペック確認等

  • ・懇親会等の企画策案
  • ・抄録集原稿作成依頼
  • ・参加登録システム構築作業開始
  • ・定例会議の開催(出欠確認、議事録作成等)

6か月前~会期前

主催者様
  • ・参加登録エントリー開始
  • ・運営業務担当、スケジュール決定/共有
  • ・当日スタッフ表、運営マニュアル確認
えんコンベンションサービス
  • ・登録者の情報管理/入金確認
  • ・申込状況、協賛獲得状況をリアルタイムで更新・共有
  • ・定例会議開催
  • ・スタッフ配置/担当業務表マニュアル作成
  • ・会場用台本作成
学会当日

会期中

主催者様
  • ・参加受付業務
  • ・会場運営業務
  • ・懇親会進行業務
  • ・その他誘導業務他
  • ・学会開催業務に係る業務全般
えんコンベンションサービス
  • ・事務局実行委員/自社スタッフ/外注スタッフの人的管理
  • ・当日トラブル等の対応代行可能
事後処理

~1ヵ月後

主催者様
  • ・各種精算処理
  • ・次回大会長への引継ぎ処理
  • ・実行委員会の反省等
えんコンベンションサービス
  • ・学会提出に必要な書類作成
  • ・会計処理
  • ・登録データベースのとりまとめ

~3ヵ月後

主催者様
  • ・銀行口座の解約
  • ・事務局/実行委員会の解散
えんコンベンションサービス
  • ・収支決算書の会計監査
  • ・ホームページの更新/閉鎖